Diplomarbeit

Virtueller Arbeitsraum für Sie und Ihre Mitarbeiter

Das Intranet als informative und kommunikative Plattform

Kleine Unternehmen können schnell reagieren – ohne auf die langwierige Entscheidung vieler unterschiedlicher Gremien warten zu müssen. Die meisten Entscheidungen werden gleich bei einer Besprechung mit allen betroffenen Parteien gefällt.

Doch nicht immer können alle Beteiligten zum Gedankenaustausch an einen Tisch geholt werden. Die permanente, zuverlässige und sichere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist aber die Voraussetzung für erfolgreiches Wachstum. Diese potenzielle Lücke kann ein Intranet schliessen.

Ein Intranet funktioniert wie eine Webseite im Internet: Es verwendet Internetprotokolle und kann einfach per Internet Explorer genutzt werden, ist jedoch auf das unternehmensinterne Netzwerk begrenzt. (Ähnlich sieht es bei einem “Extranet” aus, ebenfalls eine interne oder private Webseite. Im Gegensatz zum Intranet können auf das Extranet auch Zugriffsrechte für externe Partner und Kunden vergeben werden.)

Im Wesentlichen sind es drei Gründe, die ein Intranet auch für ein kleines Unternehmen zu einer lohnenden Investition machen:

1. Ein Intranet verbessert die Qualität der Kommunikation, sobald mehr als zwei Personen mitarbeiten.

Selbst in sehr kleinen Unternehmen gibt es Kommunikationsprobleme. Schnell werden Informationen nebenbei, etwa in der Kaffeeküche, weitergegeben – nur leider allzu oft unvollständig. Informationen werden verfälscht, Mitarbeiter dadurch irritiert oder gar verärgert. Wenn Sie Telearbeiter oder Mitarbeiter beschäftigen, die viel reisen oder ein “virtuelles” Unternehmen leiten, sind die Kommunikationsprobleme meist noch komplexer.

Ein Intranet bietet die optimale Plattform für den Austausch aller wichtigen Informationen. Hier können Sie wöchentliche Berichte, Memos und Zielsetzungen unternehmensintern veröffentlichen. Mit einem Intranet halten Sie Ihre Mitarbeiter leicht auf dem Laufenden.

Über schwarze Bretter, Instant Messaging und moderierte Chats kann die Informationsweitergabe einfach verbessert werden.

Ein Beispiel: Fünf Vertriebsmitarbeiter müssen dem Geschäftsführer eine Präsentation zur Planung ihrer Verkaufszahlen im nächsten Geschäftsjahr vorlegen. Sie treffen sich in einem Konferenzraum, essen und trinken etwas und beginnen dann erst mit der eigentlichen Besprechung. Das erste Treffen wird zu einer dreistündigen Brainstorming-Sitzung. Das zweite Treffen beginnt mit einer Zusammenfassung der besten Vorschläge aus dem ersten Treffen, deren Brauchbarkeit daraufhin diskutiert wird. Nach dem dritten oder vierten Treffen haben die Mitarbeiter dann einige Konzepte erarbeitet.

Durch den Einsatz eines Diskussionsforums im Intranet während der Tage vor den Besprechungen kann der Prozess effektiver gestaltet werden. Vorschläge werden im Voraus diskutiert, und die Teilnehmer beginnen die Konferenz mit konkreteren Vorstellungen.

2. Sie beschleunigen Kommunikation und Information.

In einem Intranet können Sie wichtige Informationen veröffentlichen, die alle Mitarbeiter einfach per Internet Explorer ansehen können. Die Veröffentlichung von Kalendern, Unternehmensrichtlinien und Vergünstigungen spart Zeit, weil niemand mehr lange nach solchen Informationen suchen muss.

Über interaktive Formulare im Intranet können Sie Zeit sparen und Arbeitsabläufe vereinfachen: Urlaubsanträge, Bestellungen und Reisekostenabrechnungen können so schnell und effizient bearbeitet werden.

Gestalten Sie Ihr Intranet benutzerfreundlich. Achten Sie darauf, dass Informationen auch leicht gefunden werden können – schliesslich sollen die Mitarbeiter davon profitieren und nicht daran verzweifeln.

3. Sie entlasten Ihre Mitarbeiter und strukturieren Ihre Kommunikation besser.

Daten, Informationen und Formulare, die Sie im Intranet zur Verfügung stellen, müssen nicht mehr auf Papier und auch nicht per E-Mail verschickt werden. Das entlastet Ihre Infrastruktur – und jeder Mitarbeiter greift auf das jeweils aktuellste Dokument zu.

Im oben erwähnten Beispiel haben sich die Mitarbeiter auf drei Hauptstrategien zur Steigerung der Verkaufszahlen geeinigt und arbeiten nun an einer PowerPoint-Präsentation.

Wenn fünf Personen an derselben PowerPoint-Datei arbeiten, bringt dies meist viele Unstimmigkeiten mit sich. Im Intranet können die Mitarbeiter auf eine gemeinsame Datei zugreifen und einen Speicherort für die jeweils aktuelle Version der Datei festlegen. Damit vermeiden Sie Missverständnisse.

Ausserdem sparen Sie auf diese Weise Speicherplatz auf dem Server. Dies mag im Einzelnen nicht viel sein, wenn jedoch jeder verschiedene Dateiversionen abspeichert, geht dadurch wertvoller Speicherplatz verloren.

Erste Schritte

Bevor Sie ein Intranet einrichten, sollten Sie genau definieren, welche Funktionen es erfüllen soll und wie die Mitarbeiter es verwenden. Achten Sie bei der Gestaltung auf einfache Strukturen. Wenn zum Aufrufen eines Urlaubsantrags fünf oder sechs Mausklicks erforderlich sind, ist es zu komplex.

Sie müssen sich entscheiden, ob Sie eine eigene Lösung entwickeln oder lieber einen Fachmann mit dem Einrichten Ihres Intranets beauftragen.

Mit Softwarepaketen wie Windows SharePoint Services können Sie anhand einer Vorlage fast alles selbst einrichten und gestalten.

Einige Pakete wie Instant Intranet Builder verwenden Microsoft Access-Datenbanken. Sie beinhalten Verknüpfungsmechanismen zur einfachen Erstellung eines funktionierenden Intranets. Zur Einrichtung und Wartung benötigen Sie kein IT-Fachpersonal.

Nachteile

Um Ihr Intranet für die Verwendung durch die Mitarbeiter vorzubereiten, benötigen Sie jemanden für Entwicklung und Wartung der Inhalte. Ihr Ziel ist es, aktuelle Informationen ständig verfügbar zu machen. Wie Sie diese Aufgaben delegieren, hängt von der Grösse Ihres Unternehmens ab. Umfasst es beispielsweise nur zehn Mitarbeiter, ist eine Person zur Verwaltung der Informationen ausreichend.

Für grössere Unternehmen ist es möglicherweise von Vorteil, die Inhaltsaktualisierungen zwischen den Abteilungen aufzugliedern. Für alle Unternehmen gilt jedoch, Wartungszeiten zu berücksichtigen. Das Computersystem, bei dem es niemals Probleme gibt, wurde schliesslich noch nicht erfunden.

Sie sollten Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren. Möglicherweise müssen Sie sogar Zeit darauf verwenden, zweifelnde Mitarbeiter von den Vorteilen des Intranets zu überzeugen. Wenn das System jedoch erst einmal eingerichtet ist und die Mitarbeiter sich daran gewöhnt haben, wird es sich als äusserst rentabel erweisen.

Quelle: http://www.microsoft.com/switzerland/entrepreneur/de/unternehmen/technik/intranet.mspx